Att minska en konfektyrjättes MRO-kostnader

Ett exempel på hur RS har kunnat hjälpa en kund att få bättre kontroll över sina processkostnader är vårt arbete med en välkänd konfektyrtillverkare, en marknadsledare inom sin kategori med en omsättning på över 100 miljoner pund. RS har arbetat med detta företag under ett antal år och levererat en mängd olika produkter. Detta inkluderar el- och automationsprodukter, PPE-utrustning, verktyg och testutrustning, som används av underhållsingenjörer för att hålla verksamheten igång.

Som en stor organisation hade konfektyrtillverkaren en långsiktig plan för att effektivisera sin inköpsprocess, vilket inkluderade en översyn av alla indirekta utgifter. Inköpsavdelningen utmanades att minska administrationen och byråkratin kring inköpsprocessen så att den skulle gå snabbare och kräva mindre insatser från flera intressenter i hela verksamheten.

Vanligtvis ägnade kunden mycket tid åt att hitta leverantörer som hade de produkter de behövde och sedan jämföra offerter, skapa inköpsorder med ett ekonomiteam och ordna så att leveransen kunde ske vid en tidpunkt som inte påverkade den dagliga verksamheten.

De ansåg också att det förekom en hel del dubbelarbete och manuell inmatning av information under inköpsprocessen. Kort sagt försenade processen inköp av produkter med lågt värde, samtidigt som det tog värdefull tid från medarbetarnas kärnuppgifter.

Det första steget var att kartlägga företagets nuvarande process från inköp till betalning. Detta leddes av RS dedikerade team av e-handelsspecialister och kundens viktigaste intressenter.

Med hjälp av en processkostnadskalkylator (framtagen i samarbete med Chartered Institute of Procurement & Supply) var det sedan möjligt att beräkna den tid det tog för varje processteg för att få fram den totala kostnaden för företaget för varje order. Därefter kunde man se att varje order tog 88 min från början till slut och kostade 74 pund. Enbart RS placerade över 200 ordrar per år, och ett liknande antal beställningar placerades hos flera leverantörer.

RS fann att det enklaste sättet att ta bort flera problem (och extrakostnader) var att introducera PurchasingManager™- ett webbaserat orderhanteringssystem. Inköpare skapar kontostrukturer för hela sin organisation, tilldelar utgiftskontroller, kostnadsställen och godkännandegränser för att hantera alla inköp via RS Online.

Systemet gjorde det möjligt för slutanvändaren, vanligtvis en ingenjör, att gå in på RS hemsida, välja produkt, beställa och se när leveransen kommer. Bakom kulisserna skickades en bekräftelseförfrågan till en kollega som snabbt godkännde kostnaden och ordern behandlades.

PurchasingManager™ hanterade behörighetsprocessen och var det enda som krävdes för att godkänna ordern från RS. När en order är godkänd skickas den direkt till RS utan att inköpsavdelningen involveras. I stället för enskilda beställningar kunde konfektyrkunden använda en enda månatlig rambeställning.

Kunden har nu ett förenklat arbetsflöde med stärkta slutanvändare, vilket har minskat bearbetningskostnaderna avsevärt och gjort det möjligt för alla funktioner som är involverade i den indirekta inköpsprocessen att fokusera på värdeskapande aktiviteter i sina respektive roller.

Kunden har gått från en genomsnittlig kostnad per order på 74 GBP innan PurchasingManager™ introducerades, till 46 GBP. Antalet ordrar ökade också till 1 089 per år eftersom de konsoliderade fler ordrar med RS och minskade sin leverantörsbas. Baserat på den nya kostnaden per order motsvarade detta en årlig besparing på 30 492 GBP jämfört med deras gamla process.

Hela inköpsprocessen har påskyndats avsevärt, fler medarbetare beställer från pålitliga leverantörer (i stället för att använda lokala inköp eller inköp online), vilket förbättrar avtalsefterlevnaden och delar levereras när ingenjörerna vill ha dem, vilket innebär mycket mindre stilleståndstid.

Resultatet är att kunden har gått från en ineffektiv, kostsam process med alltför mycket dubbelarbete och bristande tydlighet till att bli mycket effektiv med verklig transparens i hela processen från inköp till betalning.