COVID-19-pandemin skapade mardrömmar i leveranskedjan som ingen förutspådde. Stängda gränser och skyhöga fraktkostnader gjorde att upphandlarna var tvungna att ompröva antaganden som har drivit leveranskedjans utveckling under de senaste åren.

Ta ”punktliga leveranser” till exempel. Pandemin har hänsynslöst avslöjat dess sårbarhet för leverantörsfel. Men samtidigt betyder krisens ekonomiska effekt att buffertlager är en lyx som få kan unna sig.

Så hur kan du framtidssäkra din leveranskedja mot nästa kris?

Till att börja med är det viktigt att undvika frestelsen att diversifiera din leverantörsbas för underhåll, reparation och drift (MRO). Nyckeln är att använda en kärngrupp av leverantörer som du litar på och vet att de kommer att leverera. Faktum är att rationaliseringen av leverantörer var den överlägset mest populära strategin för upphandlingseffektivitet som rapporterades som en del av en indirekt upphandlingsrapport som togs fram i samarbete med Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) under pandemin.

”Det finns en tydlig press för att rationalisera leverantörer. Det är en bra idé och det borde göras, men ärligt sagt tror jag att vid denna tidpunkt handlar det om motståndskraft i leveranskedjan snarare än rationalisering,” säger Dr John Glen, CIPS Economist och Visiting Fellow vid Cranfield School of Management.

”Det är en typ av långsiktigt projekt men under de kommande 6 till 18 månaderna handlar det om att hantera motståndskraft och risk i den leveranskedjan och rationaliseringen sker i bakgrunden.”

Tänk först, handla sen

När MRO-leveranskedjorna är under press är det viktigt att agera snabbt för att hålla tillverkningen i gång. Men det är också viktigt att tänka igenom konsekvenserna av nödsituationerna, säger David Loseby, Group Chief Purchasing Officer på flygmotortillverkaren Rolls-Royce. 

”När något som pandemin händer, måste du vara säker på att det du gör inte orsakar långsiktiga skador. Vad kan du göra som du kan upprätthålla under en tidsperiod och på ett öppet sätt som organisationen förstår?” säger han. 

Om du tar en mycket förenklad lins – har utgifterna gått upp eller ned till exempel – riskerar du att göra fel, varnar han. 

I en värld av lean-leveranskedjor, säger Loseby att det är viktigt att inte bara stänga av en leverantör, istället ska man utveckla en smidig leveranskedja som låter dig reagera när omständigheterna förändras. ”Verkligheten är den att du helt enkelt inte kan hålla ett buffertlager som är värt miljontals pund,” lägger han till. 

Både Glen och Loseby är överens om att effektivitet och motståndskraft inte är oförenliga. Genom att använda lösningar bestående av e-Upphandling och Vendor Managed Inventory (VMI), som levereras av en pålitlig och stabil upphandlingspartner, kan hjälpa till med att framtidssäkra din leveranskedja. 

Det är ett misstag att tänka att leveranskedjans motståndskraft bara handlar om vad som kommer in i ditt företag. Om du inte har insyn i vad du använder kan du inte planera inköpsprocessens utbudssida på ett effektivt sätt. 

”Det är mycket vanligt att företag som har flera anläggningar har en liten insyn över inventarier,” säger Alex Davies, Customer Procurement Solutions Director på RS. 

”Det handlar om uppgifternas kvalitet,” säger han. ”Det handlar om systemen som de har och hur de arbetar med sina leverantörer. Om de har en fragmenterad leveransbas och de använder sig av många personer för att köpa deras MRO, är chansen att kvaliteten på uppgifterna som de kan få tillgång till är dålig.”

"Om de antar en mer mogen strategi och konsoliderar med en leverantör som RS kommer de att upptäcka att de får tillgång till mycket rikare data och lösningar som kan hjälpa dem att se till att de har rätt lager."

Hållbar och etisk

Även om minskade kostnader fortfarande är prioritet, är hållbar och etisk upphandling och kontinuitetsplanering för viktiga delar toppstrategier som företag har på plats för MRO-leveranser. 

”För att uppnå dessa mål betyder det att arbeta med pålitliga partners som har samma mål. Det är grundviktigt att upphandlingen involveras när man fastställer hållbarhetsagendan och färdplanen inklusive policyer, processer och styrning som kommer att förverkliga den,” säger Kate Davies, Head of Global Commercial Services. 

”Etiskt inköp är en allt större prioritet likaså för styrelser, aktieägare och kunder,” säger hon. ”Nyckeln är att erkänna upphandlingen som en viktig förändringsfaktor som kan utmana status quo och höja etiska inköpsprinciper i inköpsprocessen.” 

Mycket få upphandlingsteam kommer att få extra anställda för att hantera hållbarhet i leveranskedjan. Så det är vettigt att frigöra tid genom att använda lösningar såsom VMI och e-Upphandling, säger Alex Davies. 

Allt detta leder till en enkel slutsats: motståndskraften hos din leveranskedja beror på dina leverantörers kvalitet, pålitlighet och kunnande. Det är därför som det är så viktigt att arbeta med den rätta MRO-upphandlingspartnern för att framtidssäkra din leveranskedja.