Upphandlingsteam och ingenjörer står inför flera utmaningar när det gäller underhåll, reparation och drift av organisationens tillgångar och anläggningar. Leveranskedjan för indirekta material är komplicerad på grund av antalet intressenter som är involverade, en fragmenterad leveransbas och antalet produkter som är uppdelade mellan kategorier. Dessutom finns det ett konstant press från företagsledningen att minska utgifterna. 

Som en av de största industriella leverantörerna befinner sig RS i en unik position för att förstå sina kunders komplexa behov, och för att hjälpa dessa företag att effektivisera sina processer och göra dem kostnadseffektiva. 

Det som är viktigt för organisationer att förstå är att indirekta kostnader för upphandlingsprocessen kan vara dubbelt så höga som det belopp som spenderas på själva produkterna. Så, om din organisation spenderar 100 000 £ på att köpa produkter under ett år, kommer ni spendera ytterligare 200 000 £ på bearbetning eller ”mjuka” kostnader. 

Utmaningen 

Ett exempel på hur RS har samarbetat med en organisation för att förbättra den indirekta upphandlingsprocessen är vår relation med en av de största biltillverkarna. Genom att använda RS som en av deras nyckelleverantör för MRO-produkter, ställdes de inför stora volymer av låga transaktionsorder i hela organisationen. Varje order som hade lagts var tvungen att gå igenom en manuell rekvisitionsprocess och manuellt knappas in i deras lokala affärssystem ERP (Enterprise Resource Planning). 

Detta orsakade dubbelarbete för upphandlingsavdelningen och som ett resultat blev handläggningstiderna (och de därav följande kostnaderna) höga för varje order. Detta eftersom varje order som togs upp utanför företagets egna e-Upphandlingssystem krävde att en intern inköpsorder togs upp och lades till i systemet. Med tanke på antalet transaktioner involverade i en organisation av denna storlek, ökade detta avsevärt upphandlingsteamens arbetsbörda. 

Det finns ett signifikant värde i att hellre minska processkostnader än att endast fokusera på inköpspriser. 

I tillägg ville kunden ha en större insyn över företagets indirekta utgifter för de nyckelleverantörer som de regelbundet köpte från så att de bättre kunde identifiera kostnadsbesparings- och effektivitetsmöjligheterna. Företaget ville därför integrera dessa system med dess e-Upphandlingssystem. 

Lösningen 

RS valdes ut för att vara en del av den första fasen av leverantörer som biltillverkaren ville integrera med. Detta var tack vare RS:s omfattande produktutbud som innebar att det kunde täcka kundens alla produktkategoribehov, såväl som den tekniska erfarenheten som RS har med implementeringar av e-Upphandling. 

För att säkerställa ett minimalt avbrott för ingenjörerna och fortfarande medge åtkomst till produkter, tekniska uppgifter, bilder och lagertillgänglighet användes en förmåga som kallas för PunchOut. Detta ger en säker anslutning till RS:s webbplats från kundens e-Upphandlingsmodul. Användningen av PunchOut betyder att slutanvändaren hos biltillverkaren kan öppna en inköpsorder (PO) i deras egna system, få åtkomst till RS:s webbplats och fylla en korg med produkter, som sedan dras tillbaka in i deras system. När korgens detaljer tas emot fyller den automatiskt i PO:n med alla detaljer som kunden behöver, redo att skickas (via eventuella interna godkännanden) direkt till RS för bearbetning. 

Resultatet 

Denna nya, förenklade process har betydligt minskat bearbetningstiderna för order som har lagts samtidigt som slutanvändarna behåller sin självständighet att göra inköp själva. Detta frigör tid för både upphandlingsteamet och slutanvändarna att fokusera på aktiviteter med högre förädlingsvärde i respektive roll. 

Den totala processen ”mjuka” kostnader har minskat från $ 261 000 till $165 812 – en besparing på drygt $ 95 000. Detta har uppnåtts genom att minska bearbetningstiden för order från ett genomsnitt på 89 minuter till endast 56 minuter. Detta betyder att det bara tar 7 minuter att ta upp en order (hälften av den tidigare pappersbearbetningen), att den godkänns inom 6 minuter (hälften av den tidigare processen) och tar bort behovet av att bekräfta pris/tillgänglighet för produkten tack vare omedelbar åtkomst till denna information (tar bort 11 minuter från den tidigare processen). I tillägg är det inte nödvändigt att betala individuella fakturor varje månad eftersom RS tillhandahåller en sammanfattande månadsfaktura. 

Genom att använda ett integrerat system får kunden dessutom större insyn i sina direkta utgifter.  Med alla uppgifter från tusentals inköp samlade i ett system är det nu möjligt att analysera denna information för att hjälpa kunden att jämföra sina resultat och förbättra sin indirekta inköpsstrategi i framtiden. 

Själva integrationen gjordes gemensamt av tekniska experter från båda sidorna, med en dedicerad e-Handelsspecialist från RS som övervakade processen från början till slut. 

På grund av det stora antalet variabler i upplägget kartlade teamen kundens nuvarande process för att kontrollera att den nya processen skulle följa den så nära som möjligt för att uppnå önskat resultat och säkerställa att alla nödvändiga upphandlingsdata samlades i ett system. Efter rigorös testning startades det slutliga systemet och RS fortsatte att övervaka anslutningen under den första månaden innan projektet stängdes som en framgångsrik integration. 

Slutligen kan uppgifter från e-Upphandlingen användas av kunden för att ha bättre kontroll över sitt lager. Genom att ha tydlig bild över vad som köps är det möjligt att skapa en lagerprofil baserad på faktisk förbrukning. Detta betyder att kunden endast behöver hålla det lager som den faktiskt använder (särskilt för att hantera oplanerat underhåll), medan kostsamma artiklar som inte används regelbundet kan beställas när de behövs genom att utnyttja RS:s utbud av leveransalternativ.